Per avere valore in Italia, gli atti e certificati emessi da un altro Paese dovranno essere legalizzati (ad eccezione delle esenzioni previste dagli accordi internazionali e dalla normativa europea) e tradotti in italiano.
Legalizzazione di atti e documenti pubblici
1. Per atti e documenti pubblici emessi da Paesi firmatari della Convenzione dell’Aja del 05/10/1961 (tra i quali vi è la Spagna) la legalizzazione avviene mediante apposizione dell’Apostille dell’Aja da parte dell’Autorità competente secondo l’ordinamento del Paese dove è stato emesso il documento da legalizzare.
In Spagna: la competenza generale è del Ministerio de Justicia (Legalización Única o Apostilla de la Haya – Trámites y Gestiones Personales (mjusticia.gob.es)); per atti emanati dalle autorità giudiziarie è il “Secretariado de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia” della Comunidad Autonoma corrispondente; per atti pubblici notarili e documenti privati le cui firme sono state autenticate da un notaio è il “Decano del Colegio Notarial” di appartenenza del notaio.
In Italia: per gli atti notarili e giudiziari la competenza è degli Uffici Giudiziari nella cui giurisdizione sono stati formati gli atti da legalizzare; per gli atti di stato civile e per gli altri atti amministrativi (per es. la firma del Sindaco) della Prefettura territorialmente competente, eccetto per la Valle d’Aosta (Presidente della Regione) e per le provincie di Trento e Bolzano (Commissario di Governo).
Atti per i quali non è richiesta la legalizzazione:
A) ai sensi della Convenzione bilaterale tra la Spagna e la Repubblica Italiana (Legge 11.12.1985, n. 761 – BOE n. 124 del 24.05.1986) la documentazione di stato civile rilasciata da uno dei due Stati (certificati di nascita, matrimonio, morte, ecc.) non si deve legalizzare se si presenta alle Autorità dell’altro Stato – a qualsiasi titolo – a condizione che sia stata correttamente firmata, datata e timbrata.
B) In applicazione del Regolamento UE n. 2016/1911 del 6 luglio 2016 non è più necessario che i documenti pubblici emessi in uno Stato UE (solo quelli previsti dal regolamento, tra cui la Spagna) siano perfezionati con la Apostille dell’Aja.
Tali documenti pubblici sono: documenti amministrativi, taluni atti notarili, sentenze e documenti consolari relativi a: nascita, esistenza in vita, decesso, nome, matrimonio, divorzio/separazione, unione registrata/scioglimento, filiazione, adozione, domicilio/residenza, cittadinanza, assenza di precedenti penali.
Il regolamento istituisce inoltre moduli standard multilingue (in tutte le lingue dell’UE) i quali potranno essere rilasciati, su richiesta degli interessati, per i documenti pubblici di cui sopra.
2. Per atti e documenti pubblici emessi da Paesi non firmatari della Convenzione dell’Aja la legalizzazione va richiesta alla Sede consolare italiana accreditata nel Paese dove è stato emesso il documento.
Traduzioni
I documenti stranieri possono essere fatti valere in Italia soltanto se corredati di traduzione ufficiale (ad eccezione, e limitatamente ai casi previsti, dei certificati redatti su modelli plurilingue in base a Convenzioni Internazionali o a normativa UE).
Per ottenere una traduzione ufficiale in Spagna è necessario rivolgersi ad un traduttore ufficiale (“intérprete jurado”) autorizzato dal locale “Ministerio de Asuntos Exteriores”. L’elenco aggiornato di tali traduttori è disponibile nel sito pubblico spagnolo al seguente link ·> [cliccare qui] (nota: la pagina indicata può essere soggetta a modifiche impreviste).
Per ottenere una traduzione ufficiale in Italia è possibile rivolgersi ad un traduttore giurato. Le liste sono disponibili presso i Tribunali italiani.
Il Vice Consolato non ha un servizio di traduzioni al pubblico e non certifica la conformità di traduzioni libere effettuate da privati.
Procedura per la legalizzazione delle firme dei traduttori in spagna
La firma del traduttore deve essere autenticata dal Ministerio de Asuntos Exteriores e successivamente munita dell’Apostille dell’Aja.
Da febbraio 2019, ai sensi del Regolamento (UE) 2016/1191 del 6 luglio 2016, che promuove la libera circolazione dei cittadini semplificando i requisiti per la presentazione di alcuni documenti pubblici nell’Unione europea, “la traduzione certificata effettuata da una persona qualificata a tal fine ai sensi del diritto di uno Stato membro è accettata in tutti gli Stati membri“.
Pertanto, gli atti e documenti previsti dal Regolamento (v.sopra) rilasciati dalle Autorità di uno Stato membro dell’UE, tradotti da un traduttore giurato di uno Stato membro dell’UE, NON necessitano nè di apostille nè di legalizzazione consolare della firma del traduttore.
I documenti rilasciati in Paesi extra-UE, possono essere effettuate da traduttori ufficiali del Paese di emissione dell’atto (con successiva apposizione di Apostille o legalizzazione consolare del consolato italiano nel Paese di emissione), da traduttori in Italia con successiva asseverazione presso qualsiasi Tribunale, oppure da un traduttore ufficiale in Spagna con firma depositata presso questo Vice Consolato (costo della legalizzazione ex art. 69 della tabella consolare, salvo per i casi di gratuità rigorosamente prescritti dalla legge – tra cui gli atti di stato civile e le sentenze destinati alla trascrizione/registrazione in Italia).
Importante: il Vice Consolato legalizza solo la firma del traduttore accreditato, mentre la correttezza e validità del testo tradotto sono responsabilità unicamente del traduttore stesso.
PROCEDURA PER LA LEGALIZZAZIONE DELLE FIRME DEI TRADUTTORI
Il servizio si richiede per posta cartacea, inviando la documentazione a :
Vice Consolato di Italia
Av. Antonio Dominguez, 5 – Zentral Center, 5º Planta/Oficina 8 – 38650 Playa de Las Américas Arona (Tenerife)
I tempi di erogazione del servizio per posta sono di circa 30 giorni lavorativi (a decorrere dalla data di registrazione di questo ufficio, da non confondere con la data di spedizione da parte dell’interessato)
Documentazione da presentare
· Modulo di richiesta ·> [scarica qui]
· Documento d’identità del richiedente, oppure delega scritta con fotocopia del documento del delegante
· Documentazione originale firmata dal traduttore ufficiale
· Ricevuta di pagamento della tariffa dovuta secondo le modalita’ riportate nella pagina dedicata
· Busta pre-affrancata di dimensioni adeguate con l’indirizzo già riportato per la restituzione della documentazione (per acquisti online consultare il sito delle Poste spagnole); in ogni caso, le spese di restituzione sono a carico del richiedente.
AUTENTICA ATTI
I cittadini dell’Unione Europea che necessitano di copie autenticate da presentare ad uffici della Pubblica Amministrazione italiana possono firmare un “atto di notorietà” che attesta la conformità delle copie al documento originale (art. 19 del DPR 445/2000) utilizzando un formulario di “Autocertificazione” -> [cliccare qui]
Modalità di richiesta dell’autentica
In caso necessario, la richiesta di autenticazione di atti (copie) si richiede per posta, inviando la docuementazione al seguente indirizzo:
Vice Consolato di Italia
Av. Antonio Dominguez, 5 – Zentral Center, 5º Planta/Oficina 8 – 38650 Playa de Las Américas Arona (Tenerife)
I tempi di erogazione del servizio per posta sono di 15/20 giorni lavorativi.
Documentazione da presentare
· Modulo di richiesta ·> [scarica qui]
· Documento d’identità del richiedente, oppure delega scritta con fotocopia del documento del delegante;
· Documentazione originale e relativa/e fotocopia/e da autenticare;
· Ricevuta di pagamento della tariffa dovuta secondo le modalita’ riportate nella pagina dedicata;
· Busta pre-affrancata di dimensioni adeguate con l’indirizzo già riportato per la restituzione della documentazione (per acquisti online consultare il sito delle Poste spagnole); in ogni caso, le spese di restituzione sono a carico del richiedente.
NB: il servizio ha un costo per ogni foglio da autenticare (fronte+retro) salvo per i casi di gratuità rigorosamente previsti dalla legge ·> [cliccare qui]
AUTENTICA DI FIRMA, FOTO, ATTO DI ASSENSO (SOLO IN PRESENZA)
Per l’autentica amministrativa della propria firma (da non confondere con la legalizzazione) gli interessati si devono presentare obbligatoriamente agli sportelli, muniti di:
· Documento di riconoscimento + fotocopia
· Testo della dichiarazione redatto in carta semplice, senza firma
· Ricevuta del versamento della tassa consolare (vedi sotto)
Per l’autentica di firma e fotografia, invece, è necessario presentarsi con:
· Documento di riconoscimento + fotocopia
· Due fotografie a colori, formato tessera
· Ricevuta del versamento della tassa consolare (vedi sotto)
La firma deve essere apposta in presenza del funzionario consolare.
Il servizio ha un costo per ogni firma da autenticare salvo per i casi di gratuità previsti dalla legge -> [cliccare qui]